Secretaresse / Personal Assistant

---

Deze vacature is zo goed als ingevuld, moet alleen nog handtekening gezet worden. Voor onze opdrachtgever, een internationale handelsonderneming in Eindhoven zijn we op zoek naar een fulltime Personal Assistent / Secretaresse voor de Inkoopdirecteur. Als PA / Secretaresse ben je de vraagbaak voor vragen op managementniveau en ben je verantwoordelijk voor een optimale service richting inkopers. Je assisteert de directeur in alle facetten bij het inkoopproces en geeft ondersteuning aan de dagelijkse gang van zaken op de inkoopafdeling. We zijn hiervoor op zoek naar een ervaren secretaresse die stevig in haar schoenen staat en gewend is te werken in een hectische omgeving.
Goede kennis van Engels is een must, Duits is een pre. Voorkeur gaat uit naar iemand die ervaring heeft op een inkoopafdeling in een groothandelsbedrijf.

Jouw taken zijn o.a.:

• Afspraken inplannen in de agenda van de Inkoopdirecteur;
• Inkomende telefoongesprekken van klanten en leveranciers aannemen in Nederlands, Engels (en Duits);
• Inkomende e-mails van de Inkoopdirecteur beheren en beantwoorden en filteren;
• Plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van de actiepuntlijsten;
• Controleren van de te betalen facturen;
• Controleren van de creditcardafrekeningen van de categorymanagers;
• Reserveren van hotels en vluchten;
• Mede-organiseren van beursdeelname;
• Coördineren van prijsafspraken bij leveranciers;
• Communicatie met leveranciers en het plaatsen van bestellingen;
• Invoeren en bewaken van orders in het ERP systeem;
• Begeleiden en bewaken van licentieprocessen;
• Registreren van verschepingsmonsters en afstemming met verschepingsafdeling;
• Sociale functie: verzorgen van attenties bij verjaardagen, jubilea, etc. van medewerkers op de inkoopafdeling;
• Archiveren, ordenen en opruimen;
• Ontvangen van bezoekers.